Электронный кадровый документооборот можно ввести для выбранных документов и категорий работников, сохранив бумажный порядок там, где он требуется законом или сотрудник не согласился на переход (статьи 22.1 и 22.2 ТК РФ). Трудовые договоры, заявления и уведомления могут войти в электронный поток по статье 22.3 ТК РФ; трудовые книжки, акты о несчастных случаях, приказы об увольнении и подтверждения инструктажей по охране труда из правил кадрового ЭДО исключены частью третьей статьи 22.1 ТК РФ. Начинать стоит с перечня документов и работников, а затем выбрать повторяющийся поток, для которого понятны подписи и дальнейший учет.
Мы в Нейропреме внедряем ИИ и автоматизируем бизнес-процессы и производство. В этой теме предлагаем связать выбранный электронный документооборот с действующей 1С и другими учетными программами, чтобы кадровику не приходилось повторно переносить сведения между окнами. Сначала следует определить законный маршрут документа и подписи; техническая передача записи его не заменяет. Мы не предлагаем юридическое оформление перехода и не называем обычный обмен файлами готовым кадровым ЭДО.
Нужно ли переводить весь отдел кадров сразу?
Нет. Работодатель вправе принять решение о введении электронного документооборота, а в локальном акте указать перечень документов и категории работников, для которых он действует. Это следует из статьи 22.2 ТК РФ. Переход можно ограничить выбранным потоком и подразделением, если его сотрудники входят в определенные актом категории. Бумажный и электронный маршруты при этом сосуществуют.
Для директора это выбор объема работы. Если кадровая служба обслуживает несколько площадок, можно сначала проследить путь заявления на отпуск: где сотрудник его подает, кто согласует, где появляется запись об отпуске и как человек узнает результат. Для кадровика это одновременно перечень точек, где нужны документ, подпись или подтверждение ознакомления. Скан заявления в почте сам по себе еще не создает режим электронного документооборота, описанный статьями 22.1-22.3 ТК РФ: там предусмотрены подписание, хранение и фиксация получения документа через установленную систему.
Закон допускает цифровую платформу «Работа в России» или информационную систему работодателя, которая обеспечивает подписание, хранение и фиксацию получения документов сторонами (статья 22.1 ТК РФ). Выбор системы не должен стирать разницу между кадровым документом и записью о нем в учетной программе. Учетная запись помогает работать с отпуском или переводом; оригинал электронного документа и след его подписания нужно сохранять по правилам кадрового ЭДО.
Какие документы можно включить в электронный поток?
Кандидаты для перевода - документы, для которых трудовое законодательство предусматривает бумажное оформление либо письменное ознакомление и которые не входят в перечень исключений части третьей статьи 22.1 ТК РФ. Статья 22.3 прямо описывает электронное подписание трудового договора, соглашений к нему, договора о материальной ответственности, ученического договора, согласия на перевод, заявления об увольнении и ряда уведомлений. Перечень для своей компании работодатель закрепляет в локальном акте по статье 22.2 ТК РФ.
Для начала удобно отделить частые действия от редких решений с высокой ценой ошибки. Заявление на отпуск и ознакомление с уведомлением повторяются регулярно; договор о материальной ответственности подписывают реже, причем для него действуют более строгие требования к подписи по статье 22.3 ТК РФ. Если перевести в один маршрут документы с разными правилами подписания, кнопка «подписать» будет выглядеть одинаково, а правовой результат окажется разным.
| Группа | Возможный маршрут | Что проверить |
|---|---|---|
| Заявления и ознакомления, входящие в утвержденный перечень | Электронное взаимодействие с работником | Согласие, если оно требуется, способ подписи и подтверждение получения по статьям 22.1-22.3 ТК РФ |
| Трудовой договор, его изменение, договор о материальной ответственности | Электронный документ в утвержденной системе | Подписи обеих сторон по статье 22.3 ТК РФ |
| Заявление работника об увольнении | Может поступить через кадровый ЭДО | Подпись работника по статье 22.3 ТК РФ; приказ об увольнении из этого режима исключен частью третьей статьи 22.1 ТК РФ |
Последняя строка особенно важна. Электронное заявление сотрудника об увольнении и приказ работодателя об увольнении - разные документы с разными правилами. Возможность отправить первое через систему не разрешает оформить второе только в кадровом ЭДО. Не стоит подписывать решение за человека или считать одноразовый код доказательством того, что он понял содержание документа: ответственному нужна возможность увидеть конкретный текст до подтверждения.
Что остается вне кадрового ЭДО?
Часть третья статьи 22.1 ТК РФ исключает из режима кадрового ЭДО трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказ об увольнении и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда. В рабочем перечне оставьте бумажный маршрут для трудовой книжки, которую продолжаете вести по статье 66 ТК РФ, актов по статье 230 ТК РФ, приказов об увольнении по статье 84.1 ТК РФ и подтверждений инструктажей по части третьей статьи 22.1 ТК РФ. Сведения о трудовой деятельности в эту бумажную группу не входят: работодатель формирует их электронно по статье 66.1 ТК РФ, вне режима кадрового ЭДО.
| Документ | Что делать вместо перевода в кадровый ЭДО |
|---|---|
| Бумажная трудовая книжка | Продолжать вести и выдавать ее по статьям 66 и 84.1 ТК РФ, если на работника ведется книжка; электронные сведения формируются отдельно по статье 66.1 ТК РФ |
| Акт о несчастном случае на производстве по установленной форме | Оформить экземпляры акта и выдачу пострадавшему по статье 230 ТК РФ; не подменять их записью в кадровом ЭДО (часть третья статьи 22.1 ТК РФ) |
| Приказ об увольнении работника | Оформить приказ и ознакомление работника под роспись по статье 84.1 ТК РФ; электронное заявление об увольнении этого порядка не заменяет (часть третья статьи 22.1 ТК РФ) |
| Документы о прохождении инструктажей по охране труда | Сохранить отдельное бумажное подтверждение прохождения инструктажа, в том числе личные подписи, когда они предусмотрены; кадровый ЭДО их не заменяет (часть третья статьи 22.1 ТК РФ) |
Для дистанционного работника есть существенная специальная оговорка: часть третья статьи 312.8 ТК РФ допускает ознакомление с приказом о прекращении договора в форме электронного документа. Тогда работодатель направляет ему по почте заказным письмом с уведомлением надлежаще оформленную бумажную копию приказа в течение трех рабочих дней со дня его издания. Это правило об ознакомлении не включает сам приказ в кадровый ЭДО по статье 22.1 ТК РФ.
Слово «исключен» здесь точнее обещания, что в компании вообще не может быть электронной копии. Система вправе показывать кадровику статус или хранить вспомогательную копию, но такая запись не подменяет установленное оформление самого документа. На производстве граница особенно заметна: обучение и график смен можно планировать в программе, а подтверждающий прохождение инструктажа документ нельзя автоматически объявить переведенным в кадровый ЭДО.
При увольнении разделите маршрут по событиям. Работник подает заявление; кадровик проверяет, кто его направил и чем подписал; руководитель принимает решение и оформляет приказ по применимому порядку. Ошибка возникает, когда система показывает одно слово «увольнение» для всей цепочки и кадровая служба переносит разрешение на электронное заявление на исключенный законом приказ. Такое объединение удобно на экране, но скрывает разные юридические действия.
У кого спрашивать согласие и что делать при отказе?
По статье 22.2 ТК РФ работника уведомляют о переходе и праве дать согласие; обычно переход на взаимодействие через кадровый ЭДО требует письменного согласия. Молчание признается отказом, но работник вправе согласиться позже. Для работников, принятых после 31 декабря 2021 года и не имевших трудового стажа на эту дату, согласие не требуется. Обе части условия обязательны: дата приема без проверки стажа еще ничего не решает.
Особенно легко ошибиться с новым сотрудником. Человек пришел в компанию в 2026 году, но работал в другой организации еще до 2022 года. Для него исключение из требования о согласии не действует: по статье 22.2 ТК РФ значение имеет стаж на 31 декабря 2021 года, а не дата приема именно к вам. Если сведений о прежнем стаже пока нет, не записывайте человека в группу без согласия на основании одной даты трудового договора.
Отказавшемуся работнику документы, связанные с его работой, предоставляют на бумаге безвозмездно; отсутствие согласия или электронной подписи не может служить основанием для отказа в приеме или увольнения. Это прямо установлено статьей 22.2 ТК РФ. Поэтому смешанный режим надо предусмотреть как обычный маршрут, а сбои его обработки устранять наравне со сбоями электронного. Кадровику нужна видимая отметка о способе взаимодействия с конкретным человеком; директору - понимание, что количество подключенных сотрудников не станет равным всему штату по приказу.
Согласие на сам переход не следует смешивать с подписанием каждого документа. Первое определяет, участвует ли человек в электронном взаимодействии; второе подтверждает конкретное действие и зависит от типа документа и системы по статье 22.3 ТК РФ. Вопрос о форме получения согласия лучше отдельно закрепить с ответственным за трудовые документы: статья 22.2 требует письменного согласия, но сама по себе не говорит фразой «только на бумаге». Не выдавайте спорную интерпретацию за текст кодекса.
Хватит ли сотруднику кода из сообщения для подписи?
Не для всех документов. В информационной системе работодателя статья 22.3 ТК РФ допускает простую электронную подпись работника для иных документов, кроме перечисленных в ее части четвертой, при условии, что соглашение сторон устанавливает идентификацию подписанта и конфиденциальность ключа. Для трудового договора и его изменений, договора о материальной ответственности, согласия на перевод, заявления об увольнении и его отзыва, ознакомления с приказом о взыскании и других названных в части четвертой действий работнику нужна усиленная квалифицированная или предусмотренная законом усиленная неквалифицированная подпись.
Для работодателя правила тоже различаются. При подписании трудового договора и других документов, перечисленных в части первой статьи 22.3 ТК РФ, через собственную информационную систему требуется усиленная квалифицированная подпись. Для иных документов та же статья допускает и другие предусмотренные законом усиленные подписи, хотя работодатель вправе использовать усиленную квалифицированную подпись и для них. Если компания использует платформу «Работа в России», статьей 22.3 предусмотрен отдельный набор допустимых подписей; нельзя автоматически переносить настройку собственной системы на государственную платформу.
Представьте возможный сценарий: кадровик отправляет сотруднику сообщение с просьбой подтвердить заявление об увольнении, а на телефоне видны только кнопка и код без полного текста. Даже правильно выбранный вид подписи не объясняет человеку, какое волеизъявление он подтверждает. Показывайте документ перед подписанием, сохраняйте его версию и проверяйте, к какому именно действию привязан код. Техническая отметка о подписи не заменяет содержания заявления.
Как начать, чтобы учет и документы не разошлись?
Сначала разметьте документы и сотрудников по требованиям статей 22.1-22.3 ТК РФ, затем выберите частый маршрут, где видно, что подписывают, кто получает документ и какая запись должна появиться в учете. В локальном акте по статье 22.2 ТК РФ указывают систему, перечень документов и категории работников, сроки уведомления и дату введения ЭДО; порядок его осуществления также утверждает работодатель. При наличии выборного органа первичной профсоюзной организации закон предусматривает учет его мнения.
- Выпишите используемые документы по кадровым событиям: прием, отпуск, перевод, дисциплинарное взыскание, увольнение, инструктаж. Сразу выделите исключения из части третьей статьи 22.1 ТК РФ. Для остальных отметьте потенциальный электронный маршрут.
- Разделите сотрудников по необходимости согласия согласно статье 22.2 ТК РФ. Для каждого оставьте понятный способ взаимодействия; отсутствие согласия не закрывает человеку доступ к документам о его работе.
- Составьте матрицу подписей по статье 22.3 ТК РФ: документ, подписант, используемая система, допустимый вид подписи, момент получения и место хранения. Проверьте отдельно заявление и приказ при увольнении.
- Проследите один повторяющийся поток до учетной записи. Для отпуска это путь от заявления и ознакомления до отражения дат в действующей программе. Сверьте, не приходится ли кадровику вручную повторять те же сведения и не теряется ли версия подписанного документа.
Нейропрем предлагает интеграцию с действующими программами, включая 1С и ЭДО. В выбранном кадровом потоке мы можем рассмотреть передачу согласованных сведений в учетную систему после того, как кадровик проверил документ и его статус. Способ обмена зависит от конкретной конфигурации и возможностей используемой системы ЭДО. Сама интеграция не утверждает локальные акты, не собирает за работодателя согласия и не определяет допустимый вид подписи.
Полезно выбрать для первого технического шага событие, по которому сосуществуют два маршрута. Например, заявление на отпуск один сотрудник подписывает в кадровом ЭДО, а другой подает на бумаге, потому что не дал согласия на переход (статья 22.2 ТК РФ). В 1С обоим нужен отпуск, но у кадровика должны оставаться разные основания и способы подтверждения. Проверьте, хранится ли в действующих программах статус каждого заявления и может ли учетная запись ссылаться на нужный оригинал. По одной статье невозможно узнать, какие из этих сведений уже доступны для обмена в вашей конфигурации. Готовый реестр документов для первого разговора не требуется.
Если оба маршрута сходятся в одной записи об отпуске, при передаче данных важно сохранить различие между подписанным электронным документом и бумажным основанием. Правовой порядок определит ваша кадровая служба. От компании Нейропрем мы предлагаем обсудить техническую сторону: откуда ваша 1С получает дату отпуска и статус подтверждения для каждого маршрута. По устройству ваших программ станет понятнее, можно ли передавать в учет подтвержденное кадровое событие с указанием его источника или сначала нужно наладить фиксацию статуса бумажных заявлений. Это позволит выбрать границу интеграции, при которой запись в 1С не будет выглядеть как электронная подпись там, где ее не было. Оставьте имя и телефон в форме ниже. Мы перезвоним в течение двух-трех часов.