Внедрение искусственного интеллекта в системы автоматизации требует определить, какое действие разрешено программе после ответа модели. Для уже работающего маршрута документов мы рекомендуем такую границу: модель определяет вид документа, программа проверяет результат и направляет нужную версию на предусмотренное согласование. Само согласование остается за сотрудником. Для неполного, опоздавшего или повторного ответа следует заранее определить, где программа остановится и кому передаст решение.
Нейропрем внедряет ИИ и автоматизирует бизнес-процессы и производство. В этой задаче наше предложение касается интеграции с действующими программами. Рассматривать подключение к 1С, другим учетным системам и ЭДО стоит вместе с обратной проверкой: где сотрудник увидит, что документ действительно поступил на нужное согласование. Возможности такого подключения зависят от используемых программ и их настроек.
С какого события программа обращается к модели?
Запрос должен запускаться по определенному событию рабочего маршрута и относиться к сохраненной версии файла. Тогда директор сможет восстановить, почему началась обработка и какой именно документ получила модель.
Разберем один возможный сценарий, без описания выполненного внедрения. Производственное предприятие получает от поставщика материала файл «Спецификация к договору поставки». Сотрудник прикрепляет его к карточке документа в действующей программе. Маршрут уже настроен: спецификации идут на согласование снабжению, дополнительные соглашения к договору направляются юристу, неясные документы разбирает ответственный за входящий поток. Выбранный для ИИ шаг состоит только в определении вида документа.
В нашем сценарии сотрудник завершает загрузку и переводит карточку в состояние «Готов к определению вида». Именно этот переход запускает запрос. Простое открытие карточки или повторное сохранение комментария запросов не создает. Мы рекомендуем закрепить такое событие, чтобы случайное действие сотрудника не запускало обработку заново.
Программа передает модели сохраненный файл третьей версии. Вместе с запросом она фиксирует карточку, версию и текущий шаг маршрута, а также собственный номер обработки. Эти сведения нужны для связи будущего ответа с исходной работой. Имя вложения для этого недостаточно: под одинаковым названием сотрудник может загрузить исправленный файл.
На экране карточки появляется «Ожидается определение вида», рядом доступна версия, отправленная на обработку. Уже здесь видно, что запрос начался. Никакого задания согласующему пока нет.
Что модель должна вернуть вместо свободной команды?
Для выбранного шага достаточно ограниченного результата: вида документа из согласованного списка и основания классификации. Мы рекомендуем исключить из такого ответа команды на изменение маршрута, фамилии произвольных получателей и распоряжения об оплате.
В возможном сценарии модель возвращает «спецификация», указывает страницу и фрагмент, по которому определила вид документа. Допустимые варианты заранее известны программе: спецификация, дополнительное соглашение, иной документ или требуется разбор. Если содержание неоднозначно, последний вариант позволяет передать вопрос сотруднику без догадки.
Состав обязательного ответа стоит определить до его применения. Если для проверки нужны вид, страница и фрагмент основания, отсутствие любого из них делает ответ неполным. Красивый пересказ документа не заполняет пропущенное поле. Предложение «сразу отправьте директору» тоже ничего не разрешает: такого поля и такого действия в выбранном шаге нет.
Связь с карточкой и третьей версией программа берет из сохраненного запроса. Мы рекомендуем проверять эту связь по собственной записи обработки, даже если модель повторила номер документа в тексте. Ошибка в переписанном обозначении не должна переносить результат на другую карточку.
Результат «спецификация» еще не удостоверяет правильность условий поставки. В нашем сценарии он дает программе материал для выбора предусмотренного направления. Количество материала, условия приемки и содержание обязательств снабжение рассматривает при согласовании самого файла.
Как ответ превращается в направление на согласование?
Обычная программа применяет результат только после проверки полноты, допустимого вида и актуальности документа на выбранном шаге. Мы предлагаем считать эти проверки обязательным условием автоматического направления.
Для третьей версии спецификации проход выглядит так:
- Программа связывает полученный ответ с сохраненной обработкой этой карточки. Ответ без подтвержденной связи остается непримененным.
- Проверяет наличие всех обязательных сведений и то, что вид документа входит в разрешенный список. Неизвестное название не превращается в новый маршрут.
- Сверяет текущую версию файла и состояние шага. Документ должен по-прежнему ждать определения вида в рамках этой обработки.
- Находит направление, заранее установленное предприятием для спецификации. Получателя определяют правила маршрута; модель его не назначает.
- Выполняет предусмотренное направление и проверяет появившееся задание в самой рабочей программе.
Проверка актуальности нужна непосредственно при выполнении направления. Мы рекомендуем исключить промежуток, в котором сотрудник уже заменил файл или забрал документ на ручной разбор, а программа продолжает действие по прежнему состоянию. Конкретный способ такого контроля зависит от возможностей маршрута.
Если проверки пройдены, снабжение получает задание согласовать третью версию. В карточке появляются получатель, версия и обозначение задания. Согласующий открывает исходник; рядом полезно сохранить вид документа и основание, предложенное моделью. Если классификация оказалась ошибочной, сотрудник возвращает документ ответственному за входящий поток по предусмотренному порядку.
Даже полный ответ с разрешенным видом может содержать ошибку классификации. Мы поэтому ограничиваем автоматическое последствие направлением на проверку. У этого подключения нет разрешения согласовать спецификацию, поставить подпись или запустить платеж. Дальнейшие действия остаются в существующем маршруте и требуют своих оснований.
Что произойдет, если ответ неполный или модель задержалась?
Мы рекомендуем оставлять автоматическое направление заблокированным и показывать конкретную причину ответственному за входящий поток. Для ожидания нужен установленный предприятием предел, после которого документ передают на ручное определение вида.
Продолжим тот же сценарий и рассмотрим возможные отклонения. Это альтернативные исходы обработки третьей версии спецификации, которые стоит предусмотреть в подключении.
| Что произошло | Что видно в карточке | Что еще запрещено | У кого следующее действие |
|---|---|---|---|
| Модель указала вид, но пропустила обязательное основание | «Неполный ответ: отсутствует основание» | Автоматически направлять по этому ответу | Ответственный за входящий поток открывает файл и определяет вид |
| Пришел вид вне разрешенного списка | «Вид документа не предусмотрен» | Создавать новое направление из текста модели | Ответственный выбирает существующий путь либо передает вопрос владельцу маршрута |
| Ответ еще ожидается в пределах установленного срока | «Ожидается ответ», видна отправленная версия | Считать классификацию выполненной | Ответственный следит за ожиданием, при необходимости забирает документ на ручной разбор |
| Срок ожидания истек | «Ответ в срок не получен: требуется ручное определение» | Продолжать автоматическое направление по закрытой обработке | Ответственный определяет вид по файлу |
Пропущенное основание нельзя незаметно заменить пустой строкой и показать результат как полный. Мы рекомендуем сохранять сам ответ рядом с причиной остановки: сотрудник сможет понять, чего именно не хватило, без обращения к директору за расшифровкой общего слова «ошибка».
Истечение ожидания закрывает право этой обработки автоматически двигать документ. В сценарии карточка поступает ответственному на ручное определение, после которого он направляет ее по действующему правилу. Решение по содержанию остается у будущего согласующего.
Директору при этом доступно различие между документом, который еще ждет модель, и документом, которым уже должен заняться сотрудник. Остальные документы продолжают собственные маршруты. Срок ожидания следует выбирать по допустимой задержке именно этого шага; единого значения для любого производства мы не предлагаем.
А если файл исправили раньше, чем пришел ответ?
Ответ по прежней версии нужно сохранить как непримененный и исключить его влияние на текущий маршрут. Мы рекомендуем такое же правило для ответа, который пришел после ручного завершения определения вида.
Предположим, пока модель читала третью версию спецификации, поставщик прислал исправление. Сотрудник загрузил четвертую версию. Старый ответ может точно описывать прежний файл, но оснований направлять по нему четвертую версию нет. В карточке должна появиться причина: «Ответ относится к предыдущей версии». Автоматическое направление новой версии остается запрещенным до ее собственной обработки или ручного решения.
Ответственный за входящий поток решает, передать ли четвертую версию на новое определение вида или обработать ее вручную. При новой передаче программа открывает отдельную обработку с привязкой к четвертой версии. Подменять вложение внутри старого ожидания мы не рекомендуем: иначе история перестает объяснять, какой файл увидела модель.
Другой вариант: файл остался третьей версии, но срок ожидания закончился и сотрудник уже определил вид вручную. Поздний ответ модели сохраняется с пометкой «Обработка закрыта». Он не возвращает документ на прежний шаг и не переназначает его юристу, даже если модель назвала документ дополнительным соглашением.
Расхождение можно показать ответственному как повод проверить классификацию. Решение о корректировке существующего направления принимает уполномоченный сотрудник через действующий маршрут. Позднее сообщение само по себе таким решением не становится.
Не появятся ли два задания после повтора или сбоя?
Повторный ответ должен обращаться к уже известной обработке без повторного направления. Если неизвестно, выполнилось ли само направление, мы рекомендуем сначала установить результат в принимающей программе и до этого заблокировать повтор действия.
Допустим, программа уже направила третью версию спецификации снабжению, а затем получила тот же ответ еще раз. По номеру обработки и связи с карточкой, версией и шагом она находит прежний результат. В истории отмечает повторную доставку, показывает существующее задание снабжению. Второе задание не требуется.
Такое поведение нужно предусмотреть и на стороне программы, создающей задание. Одной отметки «ответ использован» в журнале подключения недостаточно: сбой может произойти между созданием задания и сохранением этой отметки. Мы рекомендуем, чтобы принимающая программа могла узнать уже выполненное направление по той же обработке и вернуть его результат без нового исполнения.
Отдельно рассмотрим неопределенный исход. Подключение отправило распоряжение направить спецификацию, но подтверждение не вернулось. В карточке появляется «Результат направления не подтвержден». Это отличается от задержки ответа модели: классификация уже получена, неизвестен результат действия программы. Повторная отправка и параллельное ручное направление пока запрещены.
Для выяснения результата администратор подключения проверяет в принимающей программе задание и историю перехода по этой обработке. Назначенный ответственный за входящий поток контролирует разбор. Возможны следующие продолжения:
- Задание найдено у снабжения, в нем указаны нужная карточка и третья версия. Подключение связывает его с обработкой и показывает подтвержденное направление без нового действия.
- Программа достоверно зафиксировала отказ до создания задания. Ответственный продолжает работу по установленному порядку; перед новой попыткой актуальность версии и шага проверяют снова.
- Достоверного результата получить не удалось. Неопределенность остается видимой, повтор заблокирован, разбор продолжается у назначенных сотрудников.
Отсутствие задания в отдельном списке еще не доказывает отказ: список мог не обновиться. Если принимающая программа вообще не позволяет установить результат, автоматическое восстановление обещать нельзя. Для такого ограничения потребуется иной порядок подтверждения, согласованный предприятием.
Как директору понять, что подключение работает целиком?
Проверять стоит весь проход одного документа, включая последствия отклонений. Успешный ответ модели подтверждает только часть работы; завершением выбранного шага мы предлагаем считать найденное в рабочей программе задание по нужной версии либо явно оформленную передачу на ручное определение.
Для нашей спецификации штатный результат выглядит определенно: третья версия отправлена на классификацию, принят вид «спецификация», проверки пройдены, в программе найдено задание снабжению. Согласование остается открытым. На том же документе следует проверить неполный ответ, истечение ожидания, замену файла, повтор и потерю подтверждения направления. У каждого исхода должны быть видимая причина и назначенный ответственный.
Для своего шага зафиксируйте правило применения ответа: по какому документу и версии он получен, какие обязательные сведения разрешают конкретное действие программы и какое исключение передают сотруднику. Рядом укажите, где найти подтверждение выполненного действия. Этой записью удобно проверять подключение: если показанный исход ей противоречит, шаг еще не готов к автоматической работе.
Критерий готовности особенно полезен после потери подтверждения. Если система предлагает только кнопку «отправить еще раз», у директора нет основания считать восстановление управляемым. Если она находит существующее задание и восстанавливает связь без нового направления, можно проверить завершение шага по самой программе.
После сбоя может остаться неизвестным, создано ли задание согласования. Доступность подтверждения зависит от вашей программы и способа подключения. Нам в компании Нейропрем для обсуждения интеграции достаточно вашего рассказа о том, как сотрудник сейчас выясняет результат такого сбоя. На звонке уточним, где он ищет задание и что позволяет отличить отказ от неизвестного исхода. Это поможет определить, включать ли автоматическое восстановление в интеграцию или сначала проверить возможность получения подтверждения в принимающей программе. Оставьте имя и телефон в форме ниже, мы перезвоним в течение двух-трех часов.